Return on Investment: Wie erfolgswirksam ist Desk Sharing wirklich?

Im Hinblick auf die globale Entwicklung wird es für viele Unternehmen immer mehr zum Ziel, das maximale Potenzial der Büroräume auszuschöpfen und die Kosten weitestgehend zu senken. Besonders beliebt ist dafür die Strategie des Desk Sharings. Doch Desk Sharing ist längst nicht mehr nur ein Konzept für große Konzerne oder das Silicon Valley, sondern erweist sich auch für kleine und mittelständische Unternehmen als immer profitabler und sinnvoller. Doch wie hoch ist der Gewinn wirklich? Erfahre in diesem Artikel, wie es um den Return on Investment beim Desk Sharing steht.

Inhalt:

• Was ist Desk Sharing? 
• Der ROI bei Desk Sharing: Fallbeispiel 
• Faktoren, die den ROI beeinflussen
• Worauf wartest du noch?

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing zählt als einer der vielen New Work Ansätze und beschreibt eine Arbeitsorganisation, bei der innerhalb eines Unternehmens oder einem Bürokomplex weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende existieren. Folglich besitzen die Mitarbeitenden keinen festen Stammplatz mehr, sondern wählen ihren Schreibtisch täglich neu aus. Neben vielfältigen Einsparpotenzialen sorgt Desk Sharing vor allem für mehr Flexibilität und Abwechslung im Büro. Doch der Return on Investment (ROI) ist bei der Einführung von Desk Sharing nicht immer eindeutig und von verschiedenen Faktoren abhängig, die in diesem Artikel vorgestellt werden.

Der ROI bei Desk Sharing: Fallbeispiel

Die Einsparpotenziale durch Desksharing sind vielfältig und führen neben einer bedarfsgerechten und effizienten Nutzung der Büroflächen auch zur Minimierung der Nebenkosten. Wenn eine Organisation beispielsweise 100 Mitarbeitende hat und jedem dieser Mitarbeitenden einen Arbeitsplatz von 10 Quadratmetern zuweist, so benötigt die Organisation insgesamt 1.000 Quadratmeter Bürofläche. Bei einer Nutzungsanalyse fällt nun auf, dass täglich nur knapp 70% vom Büro aus arbeiten, während die anderen 30% beispielsweise im Homeoffice sind. Durch das Einführen von Desk Sharing könnten einer Auslastung von 70% 300 Quadratmeter Fläche eingespart und somit die laufenden Kosten erheblich gesenkt werden. Für zusätzliche Einnahmen könnte die eingesparte Fläche beispielsweise vermietet werden. Besonders aufgrund der Flächenknappheit in Städten freuen sich Start-Ups über solche Co-Working-Spaces oder kleine Büros (Lies dazu gerne auch unseren Artikel über Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz). 

Doch die Einführung von Desk Sharing kann auch Probleme und indirekten Kosten bergen. Beispielsweise kann wertvolle Arbeitszeit bei der Suche nach einem freien Tisch verloren gehen und somit auch die Stimmung und Produktivität für den Tag sinken.
Doch keine Sorge! Solche Probleme lassen sich schnell und einfach mit Buchungstools wie dem von desk.ly lösen. Dank des intuitiven Buchungssystems können die freien Arbeitsplätze mit wenigen Klicks verwaltet, von den Mitarbeitenden im Voraus gebucht und somit die nötige Planungssicherheit gewährleistet werden. 

Faktoren, die den ROI beeinflussen

Der Return on Investment hängt von mehreren Faktoren ab und kann je nach Unternehmen unterschiedlich hoch ausfallen. Besonders einflussreich sind die Größe und Aufteilung des Büros, die Art der Arbeit, die Anzahl der Mitarbeitenden und die Unternehmenskultur.

1. Größe und Aufteilung der Bürofläche
   Die Größe und Aufteilung des Büros kann sich auf den ROI auswirken, da sie ausschlaggebend für die Anzahl der verfügbaren Schreibtische und den Abstand zwischen ihnen ist. 
   Zunächst kann ein großflächiges Büro einfacher komprimiert werden, während kleinere Unternehmen meist eh schon weniger Fläche nutzen und ihre Kosten überschaubar halten. Darüber hinaus ist die generelle Größe des Büros für das Funktionieren von Desk Sharing auch wichtig, da ein kleines Büro möglicherweise dazu führen kann, dass Mitarbeitende sich eingeengt und unwohl fühlen. 
   Wenn Arbeitsplätze eingespart werden, sollte deshalb neben der Kostenersparnis auch auf die Arbeitsatmosphäre geachtet und den Mitarbeitenden genügend Raum zum Denken und Arbeiten geboten werden.
   
   
2. Art der Arbeit, die ausgeführt wird
   Auch die Art der Arbeit kann sich auf die Rentabilität von Desksharing auswirken. Wenn die Arbeit beispielsweise ein hohes Maß an Konzentration erfordert, bevorzugen Mitarbeitende möglicherweise einen ruhigen Arbeitsplatz, was beim Desksharing schwer zu erreichen sein kann. Doch keine Sorge! Mit desk.ly findet sich für jeden Mitarbeitenden der perfekte Platz. Dank der Funktion “Merkmale” können ganz einfach Kriterien für jeden Arbeitsplatz festgelegt werden, nach denen Mitarbeitende bei der Buchung filtern können. Wer einen ruhigen Arbeitsplatz benötigt, kann somit einfach nach “Ruhige Zone” filtern und so einen ungestörten und telefonfreien Platz finden.
    
3. Anzahl an Mitarbeitenden
   Auch die Anzahl der Mitarbeitenden in einem Unternehmen kann den ROI von Desk Sharing beeinflussen. Ein größeres Unternehmen kann meistens mehr von Desk Sharing profitieren, da es mehr Mitarbeitende hat, die umverteilt werden können und somit der grundlegende Bedarf an Bürofläche und Kosten andere sind. Bei kleineren Unternehmen hingegen können die Kosteneinsparungen bei der Einführung möglicherweise geringer ausfallen, da von vornherein nicht so viel Bürofläche benötigt wird.
   
   
4. Unternehmenskultur
   Zuletzt kann auch die Unternehmenskultur den ROI beeinflussen. Eine Organisation, die Wert auf Zusammenarbeit und Flexibilität legt, ist möglicherweise offener für Desk Sharing und zieht mehr Vorteile aus den geteilten Arbeitsplätzen als eine Organisation mit einer eher traditionellen Kultur.
   In modernen Unternehmenskulturen wird häufig der Wechsel des Sitznachbarn genossen oder die Flexibilität, sich täglich neu entscheiden zu können. Bei traditionellen Unternehmen könnte Desk Sharing hingegen das Wohlbefinden der Mitarbeitenden negativ beeinträchtigen, da der ständig wechselnde Arbeitsplatz als anstrengend empfunden werden könnte und nicht nach eigenen Wünschen gestaltet werden kann. Diese indirekten Kosten können sich negativ auf den ROI von Desk Sharing auswirken und sollten bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden.
   Dennoch gilt es an dieser Stelle zu betonen, dass Probieren über Studieren geht und Desk Sharing auch für traditionell ausgerichtete Unternehmen eine Bereicherung sein kann. Entdecke dazu beispielsweise die Success Story der NOZ Mediengruppe!
   
   
5. Finden eines geeigneten Tools zur Unterstützung und Umsetzung 
   Um eine reibungslose Einführung von Desk Sharing gewährleisten zu können, gibt es verschiedene Tools, die das Verteilen der Mitarbeitenden auf die Arbeitsplätze vereinfachen und verhindern, dass Zeit bei der Suche nach einem freien Schreibtisch vergeudet wird.
   

Worauf wartest du noch? 

Zusammenfassend kann Desk Sharing eine kosteneffiziente Möglichkeit für Unternehmen sein, die Büroraumnutzung zu maximieren und Kosten zu senken. Der ROI ist jedoch nicht immer eindeutig und kann von einer Vielzahl von Faktoren beeinflusst werden. Unternehmen, die Desksharing in Erwägung ziehen, sollten die potenziellen Vorteile und Risiken sorgfältig abwägen und dabei die vorgestellten Faktoren berücksichtigen. 
Besonders unterstützende Tools wie desk.ly können helfen, Einsparpotenziale zu identifizieren und generieren. Durch das Verzichten auf unnötige Büroflächen kann neben Kosten auch viel CO2 eingespart werden und somit etwas für die Umwelt und Mitmenschen getan werden. 

Bei der Entscheidung, ob Desksharing die richtige Wahl ist, helfen dir unsere New-Work-Experten gerne weiter! Informiere dich dazu einfach auf der Website, starte deinen kostenlosen Probemonat und buche ein kostenloses Expertengespräch!