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1.50 Office – Die einfache Desksharing-Lösung
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Die Hamburger Agentur 2do Marketing Services ist seit Oktober 2020 Teil der GROW Digital Group. Anfang 2021 hat 2do unser Desksharing Tool 1.50 Office eingeführt, um allen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit zu geben, auch während der Corona-Pandemie zeitweise im Büro zu arbeiten. Wir haben mit Claudia Czieluch, Kundenberaterin bei 2do, gesprochen, um von ihr zu erfahren, wie die Kolleg*innen von 2do die Corona-Zeit meistern und wie sie sich die Zukunft der Arbeit vorstellt.
Im März 2020 standen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihren Arbeitsalltag neu zu organisieren und an die Corona-Regeln anzupassen. Bei basecom sind wir relativ früh weitgehend ins Homeoffice gewechselt. Wie seid Ihr bei 2do mit der Situation umgegangen? Welche Lösungen habt ihr für euch gefunden?
Homeoffice war für uns eigentlich von Anfang an nicht die optimale Lösung. Natürlich sind wir auf Grund der turbulenten Lage ins Homeoffice gewechselt. Wir haben allerdings gemerkt, dass viele Abstimmungsprozesse, vor allem in Hinblick auf große Kampagnen besser funktionieren, wenn wir im Team zusammen sind. Wir haben unser Büro somit mit einer Person pro Raum besetzt.
Im Sommer konnten dann, durch eine entspanntere Pandemie-Lage, zwischenzeitlich auch wieder mehr Kolleg*innen ins Büro kommen und auch mal zwei zusammen in einem Raum sitzen. Als die Infektionszahlen dann aber wieder nach oben gegangen sind, war das natürlich keine Option mehr. Wir sind dann wieder zu unserer Aufteilung eine Person pro Raum zurückgekehrt. Schüler*innen und Azubis, die ja immer noch Schulpräsenz hatten, mussten wir dann beispielsweise leider im Homeoffice betreuen. Von 30 Personen in unserem Team sind zur Zeit nur jeweils sieben bis acht im Büro. Irgendwann hat sich aber auch gezeigt, dass nicht jeder gut mit der Homeoffice Situation Zurecht kommt und mal wieder raus aus den eigenen vier Wänden möchte. Karsten Ilm von brandence hat uns dann von 1.50 Office erzählt und wir haben uns daraufhin an basecom gewandt, um das Tool für uns zu nutzen, damit jeder die Möglichkeit hat mal wieder ins Büro zu kommen.
Diese Beobachtung haben ja während der Corona-Krise viele Unternehme gemacht: Homeoffice funktioniert erstmal ganz gut, aber nach einer Weile möchten viele Mitarbeiter*innen auch wieder ins Büro. Zumindest gelegentlich.
Ja, genau. Uns war dabei aber immer sehr wichtig, dass sich jede*r sicher auf der Arbeit fühlt und auch ist. Die Maskenpflicht im Büro war für uns zum Beispiel ein Thema, die wir früh eingeführt haben. Sobald eine Person ins Büro kommt heißt es: ‘Maske auf!’ Seit November letzten Jahres hieß es für uns schon FFP-2-Maske oder OP-Maske. Zusätzlich haben wir Luftfilter in allen Büroräumen aufgestellt und jetzt sogar mit dem Testen der Mitarbeiter*innen begonnen. Schließlich möchte jede*r sich und seine Liebsten schützen.
Von diesen Einschränkungen durch die Corona-Regeln mal abgesehen: Was hat sich bei euch im Agenturalltag geändert? Gibt es für dich auch positive Impulse durch die Krise?
Ich würde sagen, wir sind flexibler und digitaler geworden: In einigen Abteilungen haben wir zum Beispiel technisch aufgerüstet und die Mitarbeiter*innen mit Laptops ausgestattet. Wenn ich ins Büro komme, kann ich mich so an jeden Arbeitsplatz setzen und meinen Laptop an den Monitor anschließen. Ich bin nicht mehr auf einen festen Arbeitsplatz angewiesen. Das geht bei uns natürlich nicht überall: Die Grafiker*innen brauchen beispielsweise eine andere Ausstattung, die sind dann schon noch auf bestimmte Büroplätze festgelegt. Es ist einfach eine Veränderung spürbar. Die Krise hat da ganz klar einen Anstoß gegeben. Ich nehme das auch bei anderen Unternehmen und im Freundeskreis wahr: In vielen Unternehmen ist inzwischen eine Flexibilität möglich, an die noch vor Kurzem nicht zu denken war. Die Lockdown Situation war für viele Unternehmen eine Testphase, die gezeigt hat, das hybride Arbeitsmodelle funktionieren. Geschäftsführungen und Leitungsebenen haben gesehen, dass ihre Mitarbeiter*innen zuhause genauso arbeiten wie im Büro.
Ich glaube auch, gerade für viele Familien ist das eine gute Entwicklung. Familie, Alltag und Beruf unter einen Hut zu bringen, wird durch eine Flexibilität wirklich einfacher.
1.50 Office ist ein Online-Buchungstool für Büroarbeitsplätze, das flexible Arbeitsmodelle unterstützen soll. Seit wann nutzt ihr das Tool bei 2do und welche Erfahrungen habt ihr damit bisher gemacht?
Im Februar 2021 hatte ich das erste Mal Kontakt mit Felix. Er hat mir das Tool erklärt und wir sind dann auch schnell damit gestartet. Ich habe den Raumplan erstellt und das Tool für uns eingerichtet und innerhalb von zwei Tagen waren wir soweit, dass unser Chef grünes Licht gegeben hat. Seitdem ist es für alle eine Selbstverständlichkeit sich über das Tool einzubuchen, wenn man im Büro arbeiten möchte, damit wir eben jedem/jeder die Möglichkeit geben können, ins Büro zurück zu kommen. Zusätzlich nutzen wir intern nun auch die Luca-App, um die Kontakte zu digitalisieren.
Was uns natürlich brennend interessiert ist, ob 1.50 Office euren Anforderungen an ein Buchungstool erfüllt.
Ja, im Großen und Ganzen auf jeden Fall. Die Einrichtung ist super einfach und man kann sofort loslegen. Was wir uns noch wünschen würden ist, dass man als Nutzer*in direkt sehen kann, wer wann im Büro ist, damit man die gemeinsame Anwesenheit mit Kolleg*innen einfacher planen kann, wenn man z.B. zusammen an einem Projekt arbeitet. Und eine bessere Anpassung und Übersicht der Arbeitszeiten wären wünschenswert. Im Moment können ja nur halbe oder ganze Tage gebucht werden, die nur durch einen Punkt oder Strich angezeigt werden.
Anfangs hat es übrigens bei uns für Verwirrung gesorgt, dass der Raumplan nicht sofort angezeigt wird, sondern dass man erst das Unternehmen und die Etage auswählen muss. Das könnte man vielleicht auch einfacher gestalten.
Vielen Dank für das Feedback! Das nehmen wir gerne in die Weiterentwicklung von 1.50 Office mit. Mit dem nächsten Update werden sogar schon einige von den Punkten umgesetzt, die du angesprochen hast. Die Buchungsübersicht wird verbessert und es wird eine Filtermöglichkeit geben, um zu sehen, wer wann im Büro ist. Abschließend würden wir dich noch um eine persönliche Einschätzung bitten: Wird sich deiner Einschätzung nach die Arbeitswelt nach der Pandemie verändern oder werden die Uhren wieder zurückgedreht?
Ich denke, dass in einigen Bereichen und Branchen es sich wieder in Richtung Präsenzarbeit entwickeln wird. Ich glaube aber, dass hybride Arbeitsmodelle in Zukunft wichtiger werden. Zumindest aus unserer Branche weiß ich, dass viele Agenturen umstellen und flexibler und digitaler arbeiten möchten. 1.50 Office spiegelt insofern aus meiner Sicht schon die Zukunft wider. In vielen Unternehmen werden Arbeitszeitmodelle und Anwesenheitspflicht im Büro überarbeitet und flexibler. Trotzdem glaube ich man braucht weiterhin Kernarbeitszeiten. Ich bin persönlich gerne im Büro. Ich bin gerne mit Menschen zusammen und brauche auch den direkten Austausch. Nur Homeoffice wäre auf Dauer nichts für mich. Das kommt aber auch immer sehr auf die Lebenssituationen an und auf die persönlichen Präferenzen. Momentan finde ich die Flexibilität, die wir haben, sehr angenehm. Natürlich auch in Hinblick auf das Pandemie-Geschehen. Wenn die Zahlen steigen und es mir zu heikel ist, kann ich mich für eine Woche ins Homeoffice zurückziehen. Diese Flexibilität wünsche ich mir auch in Zukunft. Gerne in einem Hybriden Arbeitsmodell – und für mich auch gerne öfter im Büro. Ein Planungstool ist dabei natürlich hilfreich, um sich gut abstimmen und organisieren zu können.
Vielen Dank für das interessante Gespräch! Wir freuen uns darauf, dich und die Hamburger Kolleg*innen bald auch persönlich kennenzulernen. Bis dahin alles Gute und schöne Grüße nach Hamburg!